こんにちは、プライム・ストラテジーの取締役の池宮です。
今回は、Webサイトを運営されている企業の課題感について具体的な事例を使ってご紹介していきます。私がお客様のご支援をする中で見えてきたものをできるだけ具体的にお伝えしていきます。
情報システム部門が抱える大きな問題
企業のWebサイトの運営において、必要な手続きや作業には、重要なのにこまごまとしたものが結構あります。
例えば、ドメインやSSLの更新、サーバ等インフラ面の管理やセキュリティアップデートなどです。セキュリティ対策などは必要に応じて行うこともありますので、負担になることも多くなります。
管理しているサイトが1つであればさほど大きな労力は必要になりませんが、企業で管理しているWebサイトが1つというケースは稀でしょう。
コーポレートサイト、サービスサイト、メディアサイト、ランディングページ、採用サイトなどなど、色々含めていくと数サイト～企業によっては10サイト以上ということも普通です。
また、複数の部門やグループ会社などが運営しているサイトも管理の対象になってくると、一層大変です。
実際に当社は様々なお客様の支援をさせて頂いてきましたが、管理・運営しているWebサイトが数件という企業もあれば、最大で100サイトほどの管理をしている企業もあり、数々の運営の苦労を伺ってきました。
サイト立ち上げの時から運営に携わっていれば情報システム部門も管理がしやすくなりますが、各部門がある程度自由にサイトを立ち上げている場合は問題となるケースが多くあります。こういったことは大きな企業ほどよくある話でもありますね。
この場合によく問題になることとしては、
- サイトごとにセキュリティ対策がバラバラで、十分な対応ができていない
- ドメインやSSL証明書の更新を忘れてしまう
- サーバの管理が不十分で余計なコストが発生してしまう
といった、サイト運営上の問題が多数発生しているケースがほとんどです。
実際に当社にいただくご相談の中でも、サイト運営に関わるお悩みはとても多くあります。
実際のお客様事例（Webサイト乱立と管理の煩雑化）
【課題】乱立したWebサイト、忘れ去られたドメインも多数…管理の状況があやふや
ここで、事例を1つお伝えします。
運営中のWebサイトの管理を整理し、委託しようとしたあるお客様の事例です。
その企業では、情シスが手配して管理しているWebサイトの他に、各部門が手配して管理しているWebサイトの2種類がありました。
当然、情シスが管理しているものについては会社として状況の把握ができていますし、Webサイト運営に必要な処理は、数が多くて手間がかかるものの、問題なく処理されてきました。
ですが、各部門が管理しているWebサイトとなってくると、情シスに情報が上がってこないことも多々あり、問題が起きてから連絡がくるなど、管理に苦労していたようです。
そんなある時、現存するWebサイトの数が増え続け、管理が煩雑になったこともあり、対応できる人手が足りなくなってきたそうです。そこで、その企業内で「全社的にWebサイトの運用見直しを行いつつ、運営を一括で外部に委託しよう」という流れになったそうで、当社にお話をいただきました。
【解決】Webサイトにかかる事務手続きを一本化、事務手続きの負担軽減
ご支援を行う際、当社はまずWebサイトを整理するため以下のことを行いました。
- 現存するWebサイトを漏れなく一覧化
- ドメイン、SSL証明書の取得先や契約期間、サーバの所在などの情報を漏れなく洗い出し
この時、お客様が事前に調査・把握していたWebサイト以外にも多数のWebサイトがあったようです。さらに手配をしていたのが各部門ということもあり、契約期間もサーバ（この企業様は主にレンタルサーバを使っていました）もバラバラで、これをそのまま運用すれば事務処理だけでも時間が掛かることは明白でした。
そこで当社は、すべてのWebサイトの中で、運用を継続するものに関してはドメイン、SSL証明書をすべて取得しなおし、レンタルサーバも1つのサービスにまとめるという作業を行いました。
この際、すべての購入を当社が一括で行うことで、お客様から見た契約先を一本化し、年に一度、年間の稟議書を1件上げればいいという状態にしました。その後は定期的に報告会を実施し、レポートの作成を行うなど、お客様が本業に集中できるようなサポートを継続しています。
お客様からは、「こまごまとした作業を依頼できるようになったので、本業に集中できるようになった」、「各部門や外部ベンダーの方々とも窓口となってコミュニケーションを取ってくれるので齟齬が生まれにくく楽になった」という嬉しいお言葉を頂きました。
- すべてのWebサイトの中で、運用を継続するものに関してまとめていった
- ドメイン、SSL証明書をすべて取得しなおし
- レンタルサーバも一つのサービスにまとめる
- お客様から見た契約先を一本化
- 年に一度、年間の稟議書を1件上げればいいという状態へ
- 運用のご支援
- 定期的に報告会を実施、レポートの作成等
本業に集中し成果を上げるために、煩雑な管理や作業は専門家へ
今回見てきた例にあるように、企業や団体ではWebサイトの数が増えるほど、様々な個所での管理が煩雑になります。
この事例ではドメインやSSL証明書、レンタルサーバの代理購入などを行いましたが、実はCMSやメールリレーシステムなどの有償ライセンスの代理購入をすることもあります。
また、日々運用する中で、大切ではあるのですが意外と抜けがちなのが「クラウドサーバの負荷を把握すること」です。私自身の経験として、個人で管理しているクラウドサーバを放置してしまったことで、17万円ほどの請求を立ててしまったことがあります。正直痛手でした。
実はこうした垂れ流しの状態になってしまっているクラウドサーバは意外と多く、今回ご紹介したお客様のケースでも、検証環境が動きっぱなしになっていたことを、当社のAIによる検知・提案で気づきました。その後、お客様と相談し、必要な時間帯だけ起動するなど、サーバの特性に応じた設定をすることで原価を下げることに成功しました。
当社は、企業様のWebサイト運営におけるシステム面の最適化と、自社プロダクト「KUSANAGI」や「AI」によるサポートでお客様が本業に集中し、ビジネス加速のお手伝いができるよう注力しています。
もし、日々の運用の中で、他の業務に集中したいのに雑多な作業が多くて困っている、手間に感じている作業があるといったお悩みがあるようでしたら、ぜひ当社にご相談ください。
当社はAIによる自動化を積極的に活用している技術の会社ではありますが、その一方でコミュニケーションを大切にしている会社でもあります。
まずはカジュアル情報交換からでも大歓迎です。
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【著者】
KUSANAGI事業部 管掌取締役/部長
池宮 紀昭
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