社内にWebサイトやサーバの専任者がおらず、トラブルが起きるたびに「どこに相談すべきか？」から調べ直さなければならない・・・・。
そんな不安定な運用体制に課題を感じている企業は少なくありません。

本事例では、まさにこの状況に直面していたヒューリックビズフロンティア株式会社の『CROSSCOOP』が、いかに運用体制を再構築し、障害対応工数5割以上の削減を実現したのか、その具体的な舞台裏に迫ります。 

大企業からスタートアップまで。選ばれるレンタルオフィス『CROSSCOOP』 

ヒューリックビズフロンティア株式会社は、東京近郊の利便性の高い立地を中心に、中小、ベンチャー企業向けレンタルオフィスやシェアオフィスの管理・運営を行っている企業だ。 

同社が展開するサービス『CROSSCOOP（クロスコープ）』では、什器やネットワークなどのインフラが完備された完全個室型のレンタルオフィスと、法人登記が可能なバーチャルオフィスの2つのプランが用意されている。 

入居時の内装工事や設備の準備が不要なだけでなく、防犯カメラによる24時間監視や顔認証、セキュリティカードによる入退室システムなどの高度なセキュリティも完備しているため、安心で安全なオフィス環境で即座に業務を開始できる点が大きな魅力だ。また、退去時の原状回復も不要なことから、初期費用から、運用・撤去コストまでを最小限に抑えられる点が評価され、個人事業主からベンチャー、大手企業まで幅広い支持を集めている。 

企画本部長 兼 事業企画部長の木村様は『CROSSCOOP』について次のように話している。 

木村様： 

当社のシェアオフィス事業は2009年頃に他社でスタートしたものが前身です。2023年に会社分割によって事業を承継し、現在の『CROSSCOOP』として新たなスタートを切りました。コロナ禍を経て、賃貸オフィス市場には追い風が吹いています。特に一般的な賃貸オフィスは初期コストの負担が大きいため、今後はより柔軟なレンタルオフィス市場への注目がさらに高まると考えています。当社のサービスは他社と比べ、コストを抑えながらも高い費用対効果を得られる点をご評価いただいています。 

お客様層としては、スタートアップ企業だけでなく、大手企業のサテライトオフィスや出張拠点としての利用も急増しており、活用の幅が広がっています。

「どこに聞けばいい？」手探り運用の限界が見えた瞬間 

社内にIT専任者が不在のままWebサイトを運用している企業は、決して少なくない。『CROSSCOOP』もそのひとつだった。 

事業継承前のWebサイトは、旧事業者のネットワークを含めたWeb周辺の知識に明るいシステム専門スタッフにより、Google Cloud上で高度に管理、運用されていたという。 

事業譲渡によって、運用の主体はヒューリックビズフロンティアに移行されることに。しかし社内にシステム運用に詳しい人材が不足していたため、当初は旧事業者に移行サービスとして期間限定で運用を委託していた。 

その後、同社がWebサイトの運用も含め完全に引き取ることになったが、運用体制を整え切れておらず、何らかの問題が発生するたびに、旧事業者に問合せざるを得ない。そんな「手探り」の運用を続けていたという。 

企画本部 事業企画部の鈴木様は当時のことをこう振り返っている。 

「問い合わせフォームが1週間止まっていた」事件 

試行錯誤の運用を続ける中、問い合わせフォームが停止してしまうという障害が発生した。 

当時の仕組みは、問い合わせフォームに入力がされると、MicrosoftのOutlookとTeamsへ自動通知される設定となっていた。
ある時、営業担当者が「最近、問い合わせが少なくないですか？」という違和感から調査したところ、フォームが停止していることが判明した。 

このトラブルを解消するため、旧事業者にアドバイスを求めつつ、Web制作を委託していた企業と対応にあたったが、原因の特定と復旧までに丸1週間を要したという。

その時の状況について、営業統括本部 店舗開発部長の高田様はこのように語っている。 

この出来事をきっかけに、同社は運用体制を見直しが急務であると痛感したという。 

当初は専任の担当部署を新設することも検討したが、当時の組織規模に対してコストやリソースの負担が大きくなるという懸念があった。

そこで外部委託へと方針を転換し、旧事業者に有償での運用委託を打診したところ、専門家がインフラから運用までを一括して担う「マネージドサービス」という選択肢を提案されたという。 

「餅は餅屋」への舵切り。24時間安定運用を支えるパートナー選び 

「運用体制の脆弱さ」が浮き彫りになったことで、同社にとって体制整備は一刻を争う最優先事項 となった。そこで長年Web制作を依頼している信頼できるパートナー企業に相談したところ、紹介されたのがGMOプライム・ストラテジーの「KUSANAGIマネージドサービス」だった。 

木村様： 

マネージドサービスの検討にあたっては、コストパフォーマンスや実績はもちろんですが、当社の事業的にプライム・ストラテジーが24時間対応してくれるという点は大きな決め手となりました。 

また、従来のWeb制作パートナーさんとの連携は今後も重要だと考えていましたので、そこからご紹介いただいたプライム・ストラテジーなら安心だというのも大きかったです。実際にお問い合わせした際も非常に丁寧に対応していただき、ここなら信頼してお任せできると確信しました。 

実は引き継いでいた「KUSANAGI」が、解決への最短ルートだった 

検討を進める中で、もうひとつの事実が明らかになる。同社のインフラには、すでに超高速CMS実行環境『KUSANAGI』が導入されていたのだ。高田様は続けてこう話す。 

高田様： 

実は旧事業者が運営していた当時から『KUSANAGI』が導入されており、事業継承後も知らずのうちに使い続けていた状態でした。トラブルが発生したときに支援企業様から『KUSANAGIが入っているのであれば、開発元であるプライム・ストラテジーに運用をお願いするのが一番スムーズでは？』との助言をいただいたのです。

社内で検討した結果、長く利用してきた実績があり、その開発元が直接運用してくれるのであれば対応もスムーズだろうと、お声がけすることにしました。 

金曜夜の障害が、月曜の不安にならなくなった理由 

『KUSANAGIマネージドサービス』の導入前、同社を最も悩ませていたのは「トラブルが発生したときの相談先が分からないことによる初動の遅れ」だった。

導入後は運用体制が整ったことで障害発生時の初動対応にかかる時間は体感で5〜6割ほど短縮。数値的な効率化以上に担当者の心理的負担が劇的に軽減されたという。 

高田様は導入前後のプライム・ストラテジーの対応について次のように話している。 

高田様： 

導入前に行ったミーティングでは、非常に丁寧に説明頂きましたが、実のところ運用が始まるまでは『本当にどこまで対応していただけるか？』という不安も正直ありました。 

しかし、いざ始まってみると、こちらの質問にも迅速かつ的確に回答いただけますし、自社で調査しきれない部分まで踏み込んで調べていただける対応力に今では安心することができています。コストパフォーマンスの面でも非常に満足しています。

鈴木様は、直近で起きたトラブル対応について具体的なエピソードを話してくれた。 

鈴木様： 

先日、メールが届かない不具合が発生した際、プライムさんに問合せしたところ、すぐに『Microsoft側の障害に起因している可能性が高い』との一次回答をいただきました。その後、別の担当エンジニアの方が障害対応を引き継いでくださり、わずか2、3時間後には『障害が解消した』とのご連絡をいただきました。さらに『引き続き原因を究明します』という言葉を添えていただいたことで心底安心できました。 

実はこれ、金曜日に発生した障害だったんです。もし解決できずにいたら、土日に不安な気持ちを抱えたまま過ごすことになっていたと思います。そうならずに済んだのはとてもありがたかったですし、なにより心理的な負担が少なくなりました。

木村様は体制が整ったことによる負担の軽減についてこう続けた。 

木村様： 

以前は何か問題が起きても、どこに問い合わせをしたらいいのか分からず、手探りの初動対応が「これで本当に正しいのだろうか・・・？」という確信のない中で動くのが何よりも辛かったです。 

今は「まずはプライム・ストラテジーに相談してみよう」と明確な指針があります。Webサイトだけでなく、セキュリティを含めたインフラ全般の環境まで相談に乗ってもらえる存在は大きいですね。

安定運用の次はセキュリティ強化へ。信頼できる相談先とともに、次のステップへ 

運用体制が整った今、ヒューリックビズフロンティアの視線は、さらなる安全性の向上へと向けられている。 

木村様： 

Webサイトのリニューアルを終えたばかりですので、当面はその効果を見極めながら、細かな改善を重ねていくフェーズだと考えています。いつでも頼れる先があるからこそ、前向きなサイト運営が可能になりました。

高田様： 

現在の安定した運用には非常に満足しており、今後も変わらず、迅速で丁寧なサポートを継続いただけることを期待しています。 

一方で、昨今の情勢を見るとサイバー攻撃のリスクが高まっていると感じています。これまでは大きなトラブルもなく運用できていましたが、今後はセキュリティの見直しや定期的な評価が不可欠です。 

すでにPHPのアップデートなどのご提案を定期的にいただいていますが、今後もプロの視点からのアドバイスをいただきながら、より強固な体制を築いていきたいですね。 

あなたの会社は、”もしも”への備えはできていますか？ 

もしひとつでも答えに迷ったなら、それは運用体制を見直すべきサインかもしれません。 

『CROSSCOOP』が選んだ「マネージドサービス」という選択肢。それは、単なる外注ではなく、担当者の心に「ゆとり」と「確信」をもたらすパートナーを得ることでした。専門家が背中を守ってくれる安心感があれば、あなたのチームはもっと、本来のクリエイティブな仕事に集中できるはずです。 

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